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f8309cb7 Moritz Bunkus
<html><head>
06cb6b12 Moritz Bunkus
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=UTF-8">
ee504ff1 Bernd Bleßmann
<title>Kapitel 3. Features und Funktionen</title><link rel="stylesheet" type="text/css" href="style.css"><meta name="generator" content="DocBook XSL Stylesheets V1.76.1-RC2"><link rel="home" href="index.html" title="kivitendo 3.9.0: Installation, Konfiguration, Entwicklung"><link rel="up" href="index.html" title="kivitendo 3.9.0: Installation, Konfiguration, Entwicklung"><link rel="prev" href="ch02s24.html" title="2.24. kivitendo ERP verwenden"><link rel="next" href="ch03s02.html" title="3.2. Bankerweiterung"></head><body bgcolor="white" text="black" link="#0000FF" vlink="#840084" alink="#0000FF"><div class="navheader"><table width="100%" summary="Navigation header"><tr><th colspan="3" align="center">Kapitel 3. Features und Funktionen</th></tr><tr><td width="20%" align="left"><a accesskey="p" href="ch02s24.html">Zurück</a>&nbsp;</td><th width="60%" align="center">&nbsp;</th><td width="20%" align="right">&nbsp;<a accesskey="n" href="ch03s02.html">Weiter</a></td></tr></table><hr></div><div class="chapter" title="Kapitel 3. Features und Funktionen"><div class="titlepage"><div><div><h2 class="title"><a name="features"></a>Kapitel 3. Features und Funktionen</h2></div></div></div><div class="sect1" title="3.1. Wiederkehrende Rechnungen"><div class="titlepage"><div><div><h2 class="title" style="clear: both"><a name="features.periodic-invoices"></a>3.1. Wiederkehrende Rechnungen</h2></div></div></div><div class="sect2" title="3.1.1. Einführung"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.introduction"></a>3.1.1. Einführung</h3></div></div></div><p>Wiederkehrende Rechnungen werden als normale Aufträge definiert
06cb6b12 Moritz Bunkus
und konfiguriert, mit allen dazugehörigen Kunden- und Artikelangaben.
Die konfigurierten Aufträge werden später automatisch in Rechnungen
umgewandelt, so als ob man den Workflow benutzen würde, und auch die
Auftragsnummer wird übernommen, sodass alle wiederkehrenden
Rechnungen, die aus einem Auftrag erstellt wurden, später leicht
86ab982c Werner Hahn
wiederzufinden sind.</p></div><div class="sect2" title="3.1.2. Konfiguration auf Belegebene"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.global-configuration"></a>3.1.2. Konfiguration auf Belegebene</h3></div></div></div><p>Um einen Auftrag für wiederkehrende Rechnung zu konfigurieren,
findet sich beim Bearbeiten des Auftrags ein Knopf
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"Konfigurieren", der ein neues Fenster öffnet, in dem man die nötigen
86ab982c Werner Hahn
Parameter einstellen kann. Zusätzlich zu dem Knopf wird noch
3adb0cb7 Moritz Bunkus
angezeigt, ob der Auftrag als wiederkehrende Rechnung konfiguriert ist
86ab982c Werner Hahn
oder nicht(aktiv/inaktiv).</p><div class="screenshot"><div class="mediaobject"><img src="images/WR_Global_Config.png"></div></div><p>Folgende Parameter kann man konfigurieren:</p><div class="variablelist"><dl><dt><span class="term">Status</span></dt><dd><p>Bei aktiven Rechnungen wird automatisch eine Rechnung
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erstellt, wenn die Periodizität erreicht ist (z.B. am Anfang
eines neuen Monats).</p><p>Ist ein Auftrag nicht aktiv, so werden für ihn auch keine
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wiederkehrenden Rechnungen erzeugt. Stellt man nach längerer
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nicht-aktiver Zeit einen Auftrag wieder auf aktiv, wird beim
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nächsten Periodenwechsel für alle Perioden, seit der letzten
aktiven Periode, jeweils eine Rechnung erstellt. Möchte man dies
verhindern, muss man vorher das Startdatum neu setzen.</p><p>Für gekündigte Aufträge werden nie mehr Rechnungen
erstellt. Man kann sich diese Aufträge aber gesondert in den
Berichten anzeigen lassen.</p></dd><dt><span class="term">Periodizität</span></dt><dd><p>Ob monatlich, quartalsweise oder jährlich auf neue
Rechnungen überprüft werden soll. Für jede Periode seit dem
Startdatum wird überprüft, ob für die Periode (beginnend immer
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mit dem ersten Tag der Periode) schon eine Rechnung erstellt
06cb6b12 Moritz Bunkus
wurde. Unter Umständen können bei einem Startdatum in der
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Vergangenheit gleich mehrere Rechnungen erstellt werden.</p></dd><dt><span class="term">Buchen auf</span></dt><dd><p>Das Forderungskonto, in der Regel "Forderungen aus
Lieferungen und Leistungen". Das Gegenkonto ergibt sich aus den
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Buchungsgruppen der betreffenden Waren.</p></dd><dt><span class="term">Startdatum</span></dt><dd><p>ab welchem Datum auf Rechnungserstellung geprüft werden
3adb0cb7 Moritz Bunkus
soll</p></dd><dt><span class="term">Enddatum</span></dt><dd><p>ab wann keine Rechnungen mehr erstellt werden
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sollen</p></dd><dt><span class="term">Automatische Verlängerung um x Monate</span></dt><dd><p>Sollen die wiederkehrenden Rechnungen bei Erreichen des
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eingetragenen Enddatums weiterhin erstellt werden, so kann man
hier die Anzahl der Monate eingeben, um die das Enddatum
automatisch nach hinten geschoben wird.</p></dd><dt><span class="term">Drucken</span></dt><dd><p>Sind Drucker konfiguriert, so kann man sich die erstellten
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Rechnungen auch gleich ausdrucken lassen.</p></dd><dt><span class="term">Email verschicken</span></dt><dd><p>Ist zumindest eine Emailadresse beim Kunden hinterlegt, kann die zu erstellende Rechnung als Anhang einer Mail verschickt werden.</p></dd></dl></div><p>Nach Erstellung der Rechnungen kann eine E-Mail mit
3adb0cb7 Moritz Bunkus
Informationen zu den erstellten Rechnungen verschickt werden.
a19c4575 Jan Büren
Konfiguriert wird dies in der <a class="link" href="ch02s05.html#config.config-file.sections-parameters" title="2.5.2. Abschnitte und Parameter">Konfigurationsdatei</a>
3adb0cb7 Moritz Bunkus
5fa26f9a Moritz Bunkus
<code class="filename">config/kivitendo.conf</code> im Abschnitt
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<code class="varname">[periodic_invoices]</code>.</p></div><div class="sect2" title="3.1.3. Konfiguration auf Positionsebene"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.position-configuration"></a>3.1.3. Konfiguration auf Positionsebene</h3></div></div></div><p>Es ist möglich auf Positionsebene individuelle wiederkehrende Konfigurationen
zu haben. Diese werden nur auf die Rechnung genommen, sofern die Periodizität
zum Rechnungslauf gültig ist. So ist es mögich pro Kunde nur einen Auftrag für
wiederkehrende Rechnung zu haben. Es wird immer die jeweils gültigen Positionen
in die Rechnung übernommen.</p><p>Startdatum wird wenn nicht eingetragen ist aus der global Konfigurationen
des Beleges genommen.</p><div class="screenshot"><div class="mediaobject"><img src="images/WR_Position_Config.png"></div></div><p>Folgende Parameter kann man konfigurieren:</p><div class="variablelist"><dl><dt><span class="term">gekündigt</span></dt><dd><p>Bei nicht gekündigten Positionen wird automatisch eine Rechnung
erstellt, wenn die Periodizität erreicht ist (z.B. am Anfang
eines neuen Monats).</p></dd><dt><span class="term">Periodizität</span></dt><dd><p>Ob monatlich, quartalsweise oder jährlich auf neue
Rechnungen überprüft werden soll. Für jede Periode seit dem
Startdatum wird überprüft, ob für die Periode (beginnend immer
mit dem ersten Tag der Periode) schon eine Rechnung erstellt
wurde. Unter Umständen können bei einem Startdatum in der
Vergangenheit aber größer als das globale Startdatum
gleich mehrere Rechnungen erstellt werden.</p></dd></dl></div><div class="variablelist"><div class="itemizedlist"><ul class="itemizedlist" type="disc"><li class="listitem"><p>Stimmt mit der Abrechnungsperiodizität überein:
Die globalen Daten des Beleges werden übernommen.</p></li><li class="listitem"><p>niemals:
wird nie auf eine Rechnung übernommen, kann als Positions für die
Auftragsbestätigung betrachtet werden oder für eigene Hinweise.</p></li><li class="listitem"><p>einmalig: Mit dem Startdatum wird die Position einmalig auf einer
Rechnung ausgewiesen</p></li><li class="listitem"><p>monatlich: Mit dem Startdatum wird die Position entspechend der
Periodizität auf einer Rechnung ausgewiesen</p></li><li class="listitem"><p>vierteljährlich: Mit dem Startdatum wird die Position entspechend der
Periodizität auf einer Rechnung ausgewiesen</p></li><li class="listitem"><p>halbjährlich: Mit dem Startdatum wird die Position entspechend der
Periodizität auf einer Rechnung ausgewiesen</p></li><li class="listitem"><p>jährlich: Mit dem Startdatum wird die Position entspechend der
Periodizität auf einer Rechnung ausgewiesen</p></li></ul></div><dl><dt><span class="term">Startdatum</span></dt><dd><p>ab welchem Datum auf Rechnungserstellung geprüft werden
soll</p></dd><dt><span class="term">Enddatum</span></dt><dd><p>ab wann keine Rechnungen mehr erstellt werden
sollen</p></dd><dt><span class="term">Automatische Verlängerung um x Monate</span></dt><dd><p>Sollen die wiederkehrenden Rechnungen bei Erreichen des
eingetragenen Enddatums weiterhin erstellt werden, so kann man
hier die Anzahl der Monate eingeben, um die das Enddatum
automatisch nach hinten geschoben wird.</p></dd></dl></div><p>Ist ein Auftrag nicht aktiv, so werden für ihn auch keine
wiederkehrenden Rechnungen erzeugt. Stellt man nach längerer
nicht-aktiver Zeit einen Auftrag wieder auf aktiv, wird beim
nächsten Periodenwechsel für alle Perioden, seit der letzten
aktiven Periode, jeweils eine Rechnung erstellt. Möchte man dies
verhindern, muss man vorher das Startdatum, sowohl in der Beleg- als auch in der
Positionskonfiguration, neu setzen.</p><p>Nicht mehr gültige und berechnete Positionen werden gelb hinterlegt und
nicht nochmal in Rechnung gestellt</p><div class="screenshot"><div class="mediaobject"><img src="images/WR_Yellow_Positions.png"></div></div></div><div class="sect2" title="3.1.4. Spezielle Variablen"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.variables"></a>3.1.4. Spezielle Variablen</h3></div></div></div><p>Um die erzeugten Rechnungen individualisieren zu können, werden
0e14ae06 Andreas Zenklusen
beim Umwandeln des Auftrags in eine Rechnung einige speziell
formatierte Variablen durch für die jeweils aktuelle
Abrechnungsperiode gültigen Werte ersetzt. Damit ist es möglich, z.B.
den Abrechnungszeitraum explizit auszuweisen. Eine Variable hat dabei
die Syntax <code class="literal">&lt;%variablenname%&gt;</code>.</p><p>Sofern es sich um eine Datumsvariable handelt, kann das
Ausgabeformat weiter bestimmt werden, indem an den Variablennamen
Formatoptionen angehängt werden. Die Syntax sieht dabei wie folgt aus:
<code class="literal">&lt;%variablenname FORMAT=Formatinformation%&gt;</code>.
Die zur verfügung stehenden Formatinformationen werden unten genauer
beschrieben.</p><p>Diese Variablen können auch beim automatischen Versand der
erzeugten Rechnungen per E-Mail genutzt werden, indem sie in den
Feldern für den Betreff oder die Nachricht verwendet werden.</p><p>Diese Variablen werden in den folgenden Elementen des Auftrags
ersetzt:</p><div class="itemizedlist"><ul class="itemizedlist" type="disc"><li class="listitem"><p>Bemerkungen</p></li><li class="listitem"><p>Interne Bemerkungen</p></li><li class="listitem"><p>Vorgangsbezeichnung</p></li><li class="listitem"><p>In den Beschreibungs- und Langtextfeldern aller
Positionen</p></li></ul></div><p>Die zur Verfügung stehenden Variablen sind die Folgenden:</p><div class="variablelist"><dl><dt><span class="term">
<code class="varname">&lt;%current_quarter%&gt;</code>,
<code class="varname">&lt;%previous_quarter%&gt;</code>,
<code class="varname">&lt;%next_quarter%&gt;</code>
</span></dt><dd><p>Aktuelles, vorheriges und nächstes Quartal als Zahl
zwischen <code class="literal">1</code> und <code class="literal">4</code>.</p></dd><dt><span class="term">
<code class="varname">&lt;%current_month%&gt;</code>,
<code class="varname">&lt;%previous_month%&gt;</code>,
<code class="varname">&lt;%next_month%&gt;</code>
</span></dt><dd><p>Aktueller, vorheriger und nächster Monat als Zahl zwischen
<code class="literal">1</code> und <code class="literal">12</code>.</p></dd><dt><span class="term">
<code class="varname">&lt;%current_month_long%&gt;</code>,
<code class="varname">&lt;%previous_month_long%&gt;</code>,
<code class="varname">&lt;%next_month_long%&gt;</code>
</span></dt><dd><p>Aktueller, vorheriger und nächster Monat als Name
(<code class="literal">Januar</code>, <code class="literal">Februar</code>
etc.).</p></dd><dt><span class="term">
<code class="varname">&lt;%current_year%&gt;</code>,
<code class="varname">&lt;%previous_year%&gt;</code>,
<code class="varname">&lt;%next_year%&gt;</code>
</span></dt><dd><p>Aktuelles, vorheriges und nächstes Jahr als vierstellige
Jahreszahl (<code class="literal">2013</code> etc.).</p></dd><dt><span class="term">
<code class="varname">&lt;%period_start_date%&gt;</code>,
<code class="varname">&lt;%period_end_date%&gt;</code>
</span></dt><dd><p>Formatiertes Datum des ersten und letzten Tages im
Abrechnungszeitraum (z.B. bei quartalsweiser Abrechnung und im
ersten Quartal von 2013 wären dies der
<code class="literal">01.01.2013</code> und
<code class="literal">31.03.2013</code>).</p></dd></dl></div><p>Die invidiuellen Formatinformationen bestehen aus Paaren von
Prozentzeichen und einem Buchstaben, welche beide zusammen durch den
dazugehörigen Wert ersetzt werden. So wird z.B. <code class="literal">%Y</code>
durch das viertstellige Jahr ersetzt. Alle möglichen Platzhalter
sind:</p><div class="variablelist"><dl><dt><span class="term">
b5240726 Moritz Bunkus
<code class="varname">%a</code>
</span></dt><dd><p>Der abgekürzte Wochentagsname.</p></dd><dt><span class="term">
<code class="varname">%A</code>
</span></dt><dd><p>Der ausgeschriebene Wochentagsname.</p></dd><dt><span class="term">
<code class="varname">%b</code>
</span></dt><dd><p>Der abgekürzte Monatsname.</p></dd><dt><span class="term">
<code class="varname">%B</code>
</span></dt><dd><p>Der ausgeschriebene Monatsname.</p></dd><dt><span class="term">
<code class="varname">%C</code>
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</span></dt><dd><p>Das Jahrhundert (Jahr/100) als eine zweistellige
Zahl.</p></dd><dt><span class="term">
b5240726 Moritz Bunkus
<code class="varname">%d</code>
</span></dt><dd><p>Der Monatstag als Zahl zwischen 01 und 31.</p></dd><dt><span class="term">
<code class="varname">%D</code>
</span></dt><dd><p>Entspricht %m/%d/%y (amerikanisches Datumsformat).</p></dd><dt><span class="term">
<code class="varname">%e</code>
0e14ae06 Andreas Zenklusen
</span></dt><dd><p>Wie %d (Monatstag als Zahl zwischen 1 und 31), allerdings
werden führende Nullen durch Leerzeichen ersetzt.</p></dd><dt><span class="term">
b5240726 Moritz Bunkus
<code class="varname">%F</code>
</span></dt><dd><p>Entspricht %Y-%m-%d (das ISO-8601-Datumsformat).</p></dd><dt><span class="term">
<code class="varname">%j</code>
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</span></dt><dd><p>Der Tag im Jahr als Zahl zwischen 001 und 366
inklusive.</p></dd><dt><span class="term">
b5240726 Moritz Bunkus
<code class="varname">%m</code>
</span></dt><dd><p>Der Monat als Zahl zwischen 01 und 12 inklusive.</p></dd><dt><span class="term">
<code class="varname">%u</code>
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</span></dt><dd><p>Der Wochentag als Zahl zwischen 1 und 7 inklusive, wobei
die 1 dem Montag entspricht.</p></dd><dt><span class="term">
b5240726 Moritz Bunkus
<code class="varname">%U</code>
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</span></dt><dd><p>Die Wochennummer als Zahl zwischen 00 und 53 inklusive,
wobei der erste Sonntag im Jahr das Startdatum von Woche 01
ist.</p></dd><dt><span class="term">
b5240726 Moritz Bunkus
<code class="varname">%V</code>
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</span></dt><dd><p>Die ISO-8601:1988-Wochennummer als Zahl zwischen 01 und 53
inklusive, wobei Woche 01 die erste Woche, von der mindestens
vier Tage im Jahr liegen; Montag ist erster Tag der
Woche.</p></dd><dt><span class="term">
b5240726 Moritz Bunkus
<code class="varname">%w</code>
0e14ae06 Andreas Zenklusen
</span></dt><dd><p>Der Wochentag als Zahl zwischen 0 und 6 inklusive, wobei
die 0 dem Sonntag entspricht.</p></dd><dt><span class="term">
b5240726 Moritz Bunkus
<code class="varname">%W</code>
0e14ae06 Andreas Zenklusen
</span></dt><dd><p>Die Wochennummer als Zahl zwischen 00 und 53 inklusive,
wobei der erste Montag im Jahr das Startdatum von Woche 01
ist.</p></dd><dt><span class="term">
b5240726 Moritz Bunkus
<code class="varname">%y</code>
0e14ae06 Andreas Zenklusen
</span></dt><dd><p>Das Jahr als zweistellige Zahl zwischen 00 und 99
inklusive.</p></dd><dt><span class="term">
b5240726 Moritz Bunkus
<code class="varname">%Y</code>
</span></dt><dd><p>Das Jahr als vierstellige Zahl.</p></dd><dt><span class="term">
<code class="varname">%%</code>
0e14ae06 Andreas Zenklusen
</span></dt><dd><p>Das Prozentzeichen selber.</p></dd></dl></div><p>Anwendungsbeispiel für die Ausgabe, von welchem Monat und Jahr
bis zu welchem Monat und Jahr die aktuelle Abrechnungsperiode dauert:
<code class="literal">Abrechnungszeitrum: &lt;%period_start_date FORMAT=%m/%Y%&gt;
bis &lt;%period_end_date FORMAT=%m/%Y%&gt;</code>
2b782825 Jan Büren
</p><p>Beim automatischen Versand der Rechnugen via E-Mail können neben diesen speziellen Variablen auch einige Eigenschaften der
Rechnung selber als Variablen im Betreff &amp; dem Text der E-Mails genutzt werden. Beispiele sind
<code class="varname">&lt;%invnumber%&gt;</code> für die Rechnungsnummber oder <code class="varname">&lt;transaction_description%&gt;</code> für die
86ab982c Werner Hahn
Vorgangsbezeichnung. Diese Variablen stehen beim Erzeugen der Rechnung logischerweise noch nicht zur Verfügung.</p></div><div class="sect2" title="3.1.5. Auflisten"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.reports"></a>3.1.5. Auflisten</h3></div></div></div><p>Unter Verkauf-&gt;Berichte-&gt;Aufträge finden sich zwei neue
3adb0cb7 Moritz Bunkus
Checkboxen, "Wiederkehrende Rechnungen aktiv" und "Wiederkehrende
06cb6b12 Moritz Bunkus
Rechnungen inaktiv", mit denen man sich einen Überglick über die
86ab982c Werner Hahn
wiederkehrenden Rechnungen verschaffen kann.</p></div><div class="sect2" title="3.1.6. Erzeugung der eigentlichen Rechnungen"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.task-server"></a>3.1.6. Erzeugung der eigentlichen Rechnungen</h3></div></div></div><p>Die zeitliche und periodische Überprüfung, ob eine
3adb0cb7 Moritz Bunkus
wiederkehrende Rechnung automatisch erstellt werden soll, geschieht
a19c4575 Jan Büren
durch den <a class="link" href="ch02s08.html" title="2.8. Der Task-Server">Task-Server</a>, einen
3adb0cb7 Moritz Bunkus
externen Dienst, der automatisch beim Start des Servers gestartet
86ab982c Werner Hahn
werden sollte.</p></div><div class="sect2" title="3.1.7. Erste Rechnung für aktuellen Monat erstellen"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.create-for-current-month"></a>3.1.7. Erste Rechnung für aktuellen Monat erstellen</h3></div></div></div><p>Will man im laufenden Monat eine monatlich wiederkehrende
3adb0cb7 Moritz Bunkus
Rechnung inkl. des laufenden Monats starten, stellt man das Startdatum
030aa8a8 Bernd Bleßmann
auf den Monatsanfang und wartet ein paar Minuten, bis der Task-Server
3adb0cb7 Moritz Bunkus
den neu konfigurieren Auftrag erkennt und daraus eine Rechnung
generiert hat. Alternativ setzt man das Startdatum auf den
Monatsersten des Folgemonats und erstellt die erste Rechnung direkt
94fb7330 Andreas Rudin
manuell über den Workflow.</p></div></div></div><div class="navfooter"><hr><table width="100%" summary="Navigation footer"><tr><td width="40%" align="left"><a accesskey="p" href="ch02s24.html">Zurück</a>&nbsp;</td><td width="20%" align="center">&nbsp;</td><td width="40%" align="right">&nbsp;<a accesskey="n" href="ch03s02.html">Weiter</a></td></tr><tr><td width="40%" align="left" valign="top">2.24. kivitendo ERP verwenden&nbsp;</td><td width="20%" align="center"><a accesskey="h" href="index.html">Zum Anfang</a></td><td width="40%" align="right" valign="top">&nbsp;3.2. Bankerweiterung</td></tr></table></div></body></html>