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<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=UTF-8">
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<title>Kapitel 3. Features und Funktionen</title><link rel="stylesheet" type="text/css" href="style.css"><meta name="generator" content="DocBook XSL Stylesheets V1.76.1-RC2"><link rel="home" href="index.html" title="kivitendo 3.9.0: Installation, Konfiguration, Entwicklung"><link rel="up" href="index.html" title="kivitendo 3.9.0: Installation, Konfiguration, Entwicklung"><link rel="prev" href="ch02s24.html" title="2.24. kivitendo ERP verwenden"><link rel="next" href="ch03s02.html" title="3.2. Bankerweiterung"></head><body bgcolor="white" text="black" link="#0000FF" vlink="#840084" alink="#0000FF"><div class="navheader"><table width="100%" summary="Navigation header"><tr><th colspan="3" align="center">Kapitel 3. Features und Funktionen</th></tr><tr><td width="20%" align="left"><a accesskey="p" href="ch02s24.html">Zurück</a> </td><th width="60%" align="center"> </th><td width="20%" align="right"> <a accesskey="n" href="ch03s02.html">Weiter</a></td></tr></table><hr></div><div class="chapter" title="Kapitel 3. Features und Funktionen"><div class="titlepage"><div><div><h2 class="title"><a name="features"></a>Kapitel 3. Features und Funktionen</h2></div></div></div><div class="sect1" title="3.1. Wiederkehrende Rechnungen"><div class="titlepage"><div><div><h2 class="title" style="clear: both"><a name="features.periodic-invoices"></a>3.1. Wiederkehrende Rechnungen</h2></div></div></div><div class="sect2" title="3.1.1. Einführung"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.introduction"></a>3.1.1. Einführung</h3></div></div></div><p>Wiederkehrende Rechnungen werden als normale Aufträge definiert
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und konfiguriert, mit allen dazugehörigen Kunden- und Artikelangaben.
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Die konfigurierten Aufträge werden später automatisch in Rechnungen
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umgewandelt, so als ob man den Workflow benutzen würde, und auch die
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Auftragsnummer wird übernommen, sodass alle wiederkehrenden
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Rechnungen, die aus einem Auftrag erstellt wurden, später leicht
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wiederzufinden sind.</p></div><div class="sect2" title="3.1.2. Konfiguration auf Belegebene"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.global-configuration"></a>3.1.2. Konfiguration auf Belegebene</h3></div></div></div><p>Um einen Auftrag für wiederkehrende Rechnung zu konfigurieren,
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findet sich beim Bearbeiten des Auftrags ein Knopf
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"Konfigurieren", der ein neues Fenster öffnet, in dem man die nötigen
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Parameter einstellen kann. Zusätzlich zu dem Knopf wird noch
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angezeigt, ob der Auftrag als wiederkehrende Rechnung konfiguriert ist
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oder nicht(aktiv/inaktiv).</p><div class="screenshot"><div class="mediaobject"><img src="images/WR_Global_Config.png"></div></div><p>Folgende Parameter kann man konfigurieren:</p><div class="variablelist"><dl><dt><span class="term">Status</span></dt><dd><p>Bei aktiven Rechnungen wird automatisch eine Rechnung
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erstellt, wenn die Periodizität erreicht ist (z.B. am Anfang
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eines neuen Monats).</p><p>Ist ein Auftrag nicht aktiv, so werden für ihn auch keine
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wiederkehrenden Rechnungen erzeugt. Stellt man nach längerer
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nicht-aktiver Zeit einen Auftrag wieder auf aktiv, wird beim
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nächsten Periodenwechsel für alle Perioden, seit der letzten
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aktiven Periode, jeweils eine Rechnung erstellt. Möchte man dies
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verhindern, muss man vorher das Startdatum neu setzen.</p><p>Für gekündigte Aufträge werden nie mehr Rechnungen
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erstellt. Man kann sich diese Aufträge aber gesondert in den
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Berichten anzeigen lassen.</p></dd><dt><span class="term">Periodizität</span></dt><dd><p>Ob monatlich, quartalsweise oder jährlich auf neue
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Rechnungen überprüft werden soll. Für jede Periode seit dem
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Startdatum wird überprüft, ob für die Periode (beginnend immer
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mit dem ersten Tag der Periode) schon eine Rechnung erstellt
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wurde. Unter Umständen können bei einem Startdatum in der
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Vergangenheit gleich mehrere Rechnungen erstellt werden.</p></dd><dt><span class="term">Buchen auf</span></dt><dd><p>Das Forderungskonto, in der Regel "Forderungen aus
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Lieferungen und Leistungen". Das Gegenkonto ergibt sich aus den
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Buchungsgruppen der betreffenden Waren.</p></dd><dt><span class="term">Startdatum</span></dt><dd><p>ab welchem Datum auf Rechnungserstellung geprüft werden
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soll</p></dd><dt><span class="term">Enddatum</span></dt><dd><p>ab wann keine Rechnungen mehr erstellt werden
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sollen</p></dd><dt><span class="term">Automatische Verlängerung um x Monate</span></dt><dd><p>Sollen die wiederkehrenden Rechnungen bei Erreichen des
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eingetragenen Enddatums weiterhin erstellt werden, so kann man
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hier die Anzahl der Monate eingeben, um die das Enddatum
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automatisch nach hinten geschoben wird.</p></dd><dt><span class="term">Drucken</span></dt><dd><p>Sind Drucker konfiguriert, so kann man sich die erstellten
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Rechnungen auch gleich ausdrucken lassen.</p></dd><dt><span class="term">Email verschicken</span></dt><dd><p>Ist zumindest eine Emailadresse beim Kunden hinterlegt, kann die zu erstellende Rechnung als Anhang einer Mail verschickt werden.</p></dd></dl></div><p>Nach Erstellung der Rechnungen kann eine E-Mail mit
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Informationen zu den erstellten Rechnungen verschickt werden.
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Konfiguriert wird dies in der <a class="link" href="ch02s05.html#config.config-file.sections-parameters" title="2.5.2. Abschnitte und Parameter">Konfigurationsdatei</a>
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<code class="filename">config/kivitendo.conf</code> im Abschnitt
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<code class="varname">[periodic_invoices]</code>.</p></div><div class="sect2" title="3.1.3. Konfiguration auf Positionsebene"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.position-configuration"></a>3.1.3. Konfiguration auf Positionsebene</h3></div></div></div><p>Es ist möglich auf Positionsebene individuelle wiederkehrende Konfigurationen
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zu haben. Diese werden nur auf die Rechnung genommen, sofern die Periodizität
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zum Rechnungslauf gültig ist. So ist es mögich pro Kunde nur einen Auftrag für
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wiederkehrende Rechnung zu haben. Es wird immer die jeweils gültigen Positionen
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in die Rechnung übernommen.</p><p>Startdatum wird wenn nicht eingetragen ist aus der global Konfigurationen
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des Beleges genommen.</p><div class="screenshot"><div class="mediaobject"><img src="images/WR_Position_Config.png"></div></div><p>Folgende Parameter kann man konfigurieren:</p><div class="variablelist"><dl><dt><span class="term">gekündigt</span></dt><dd><p>Bei nicht gekündigten Positionen wird automatisch eine Rechnung
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erstellt, wenn die Periodizität erreicht ist (z.B. am Anfang
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eines neuen Monats).</p></dd><dt><span class="term">Periodizität</span></dt><dd><p>Ob monatlich, quartalsweise oder jährlich auf neue
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Rechnungen überprüft werden soll. Für jede Periode seit dem
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Startdatum wird überprüft, ob für die Periode (beginnend immer
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mit dem ersten Tag der Periode) schon eine Rechnung erstellt
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wurde. Unter Umständen können bei einem Startdatum in der
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Vergangenheit aber größer als das globale Startdatum
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gleich mehrere Rechnungen erstellt werden.</p></dd></dl></div><div class="variablelist"><div class="itemizedlist"><ul class="itemizedlist" type="disc"><li class="listitem"><p>Stimmt mit der Abrechnungsperiodizität überein:
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Die globalen Daten des Beleges werden übernommen.</p></li><li class="listitem"><p>niemals:
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wird nie auf eine Rechnung übernommen, kann als Positions für die
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Auftragsbestätigung betrachtet werden oder für eigene Hinweise.</p></li><li class="listitem"><p>einmalig: Mit dem Startdatum wird die Position einmalig auf einer
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Rechnung ausgewiesen</p></li><li class="listitem"><p>monatlich: Mit dem Startdatum wird die Position entspechend der
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Periodizität auf einer Rechnung ausgewiesen</p></li><li class="listitem"><p>vierteljährlich: Mit dem Startdatum wird die Position entspechend der
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Periodizität auf einer Rechnung ausgewiesen</p></li><li class="listitem"><p>halbjährlich: Mit dem Startdatum wird die Position entspechend der
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Periodizität auf einer Rechnung ausgewiesen</p></li><li class="listitem"><p>jährlich: Mit dem Startdatum wird die Position entspechend der
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Periodizität auf einer Rechnung ausgewiesen</p></li></ul></div><dl><dt><span class="term">Startdatum</span></dt><dd><p>ab welchem Datum auf Rechnungserstellung geprüft werden
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soll</p></dd><dt><span class="term">Enddatum</span></dt><dd><p>ab wann keine Rechnungen mehr erstellt werden
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sollen</p></dd><dt><span class="term">Automatische Verlängerung um x Monate</span></dt><dd><p>Sollen die wiederkehrenden Rechnungen bei Erreichen des
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eingetragenen Enddatums weiterhin erstellt werden, so kann man
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hier die Anzahl der Monate eingeben, um die das Enddatum
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automatisch nach hinten geschoben wird.</p></dd></dl></div><p>Ist ein Auftrag nicht aktiv, so werden für ihn auch keine
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wiederkehrenden Rechnungen erzeugt. Stellt man nach längerer
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nicht-aktiver Zeit einen Auftrag wieder auf aktiv, wird beim
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nächsten Periodenwechsel für alle Perioden, seit der letzten
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aktiven Periode, jeweils eine Rechnung erstellt. Möchte man dies
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verhindern, muss man vorher das Startdatum, sowohl in der Beleg- als auch in der
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Positionskonfiguration, neu setzen.</p><p>Nicht mehr gültige und berechnete Positionen werden gelb hinterlegt und
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nicht nochmal in Rechnung gestellt</p><div class="screenshot"><div class="mediaobject"><img src="images/WR_Yellow_Positions.png"></div></div></div><div class="sect2" title="3.1.4. Spezielle Variablen"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.variables"></a>3.1.4. Spezielle Variablen</h3></div></div></div><p>Um die erzeugten Rechnungen individualisieren zu können, werden
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beim Umwandeln des Auftrags in eine Rechnung einige speziell
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formatierte Variablen durch für die jeweils aktuelle
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Abrechnungsperiode gültigen Werte ersetzt. Damit ist es möglich, z.B.
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den Abrechnungszeitraum explizit auszuweisen. Eine Variable hat dabei
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die Syntax <code class="literal"><%variablenname%></code>.</p><p>Sofern es sich um eine Datumsvariable handelt, kann das
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Ausgabeformat weiter bestimmt werden, indem an den Variablennamen
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Formatoptionen angehängt werden. Die Syntax sieht dabei wie folgt aus:
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<code class="literal"><%variablenname FORMAT=Formatinformation%></code>.
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Die zur verfügung stehenden Formatinformationen werden unten genauer
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beschrieben.</p><p>Diese Variablen können auch beim automatischen Versand der
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erzeugten Rechnungen per E-Mail genutzt werden, indem sie in den
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Feldern für den Betreff oder die Nachricht verwendet werden.</p><p>Diese Variablen werden in den folgenden Elementen des Auftrags
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ersetzt:</p><div class="itemizedlist"><ul class="itemizedlist" type="disc"><li class="listitem"><p>Bemerkungen</p></li><li class="listitem"><p>Interne Bemerkungen</p></li><li class="listitem"><p>Vorgangsbezeichnung</p></li><li class="listitem"><p>In den Beschreibungs- und Langtextfeldern aller
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Positionen</p></li></ul></div><p>Die zur Verfügung stehenden Variablen sind die Folgenden:</p><div class="variablelist"><dl><dt><span class="term">
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<code class="varname"><%current_quarter%></code>,
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<code class="varname"><%previous_quarter%></code>,
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<code class="varname"><%next_quarter%></code>
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</span></dt><dd><p>Aktuelles, vorheriges und nächstes Quartal als Zahl
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zwischen <code class="literal">1</code> und <code class="literal">4</code>.</p></dd><dt><span class="term">
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<code class="varname"><%current_month%></code>,
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<code class="varname"><%previous_month%></code>,
|
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<code class="varname"><%next_month%></code>
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</span></dt><dd><p>Aktueller, vorheriger und nächster Monat als Zahl zwischen
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<code class="literal">1</code> und <code class="literal">12</code>.</p></dd><dt><span class="term">
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<code class="varname"><%current_month_long%></code>,
|
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<code class="varname"><%previous_month_long%></code>,
|
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<code class="varname"><%next_month_long%></code>
|
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</span></dt><dd><p>Aktueller, vorheriger und nächster Monat als Name
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(<code class="literal">Januar</code>, <code class="literal">Februar</code>
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etc.).</p></dd><dt><span class="term">
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<code class="varname"><%current_year%></code>,
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<code class="varname"><%previous_year%></code>,
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<code class="varname"><%next_year%></code>
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</span></dt><dd><p>Aktuelles, vorheriges und nächstes Jahr als vierstellige
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Jahreszahl (<code class="literal">2013</code> etc.).</p></dd><dt><span class="term">
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<code class="varname"><%period_start_date%></code>,
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<code class="varname"><%period_end_date%></code>
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</span></dt><dd><p>Formatiertes Datum des ersten und letzten Tages im
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Abrechnungszeitraum (z.B. bei quartalsweiser Abrechnung und im
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ersten Quartal von 2013 wären dies der
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<code class="literal">01.01.2013</code> und
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<code class="literal">31.03.2013</code>).</p></dd></dl></div><p>Die invidiuellen Formatinformationen bestehen aus Paaren von
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Prozentzeichen und einem Buchstaben, welche beide zusammen durch den
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dazugehörigen Wert ersetzt werden. So wird z.B. <code class="literal">%Y</code>
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durch das viertstellige Jahr ersetzt. Alle möglichen Platzhalter
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sind:</p><div class="variablelist"><dl><dt><span class="term">
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<code class="varname">%a</code>
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</span></dt><dd><p>Der abgekürzte Wochentagsname.</p></dd><dt><span class="term">
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<code class="varname">%A</code>
|
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</span></dt><dd><p>Der ausgeschriebene Wochentagsname.</p></dd><dt><span class="term">
|
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<code class="varname">%b</code>
|
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</span></dt><dd><p>Der abgekürzte Monatsname.</p></dd><dt><span class="term">
|
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<code class="varname">%B</code>
|
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</span></dt><dd><p>Der ausgeschriebene Monatsname.</p></dd><dt><span class="term">
|
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<code class="varname">%C</code>
|
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</span></dt><dd><p>Das Jahrhundert (Jahr/100) als eine zweistellige
|
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Zahl.</p></dd><dt><span class="term">
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<code class="varname">%d</code>
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</span></dt><dd><p>Der Monatstag als Zahl zwischen 01 und 31.</p></dd><dt><span class="term">
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<code class="varname">%D</code>
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</span></dt><dd><p>Entspricht %m/%d/%y (amerikanisches Datumsformat).</p></dd><dt><span class="term">
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<code class="varname">%e</code>
|
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</span></dt><dd><p>Wie %d (Monatstag als Zahl zwischen 1 und 31), allerdings
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werden führende Nullen durch Leerzeichen ersetzt.</p></dd><dt><span class="term">
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<code class="varname">%F</code>
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</span></dt><dd><p>Entspricht %Y-%m-%d (das ISO-8601-Datumsformat).</p></dd><dt><span class="term">
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<code class="varname">%j</code>
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</span></dt><dd><p>Der Tag im Jahr als Zahl zwischen 001 und 366
|
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inklusive.</p></dd><dt><span class="term">
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<code class="varname">%m</code>
|
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</span></dt><dd><p>Der Monat als Zahl zwischen 01 und 12 inklusive.</p></dd><dt><span class="term">
|
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<code class="varname">%u</code>
|
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</span></dt><dd><p>Der Wochentag als Zahl zwischen 1 und 7 inklusive, wobei
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die 1 dem Montag entspricht.</p></dd><dt><span class="term">
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<code class="varname">%U</code>
|
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</span></dt><dd><p>Die Wochennummer als Zahl zwischen 00 und 53 inklusive,
|
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wobei der erste Sonntag im Jahr das Startdatum von Woche 01
|
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ist.</p></dd><dt><span class="term">
|
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<code class="varname">%V</code>
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</span></dt><dd><p>Die ISO-8601:1988-Wochennummer als Zahl zwischen 01 und 53
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inklusive, wobei Woche 01 die erste Woche, von der mindestens
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vier Tage im Jahr liegen; Montag ist erster Tag der
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Woche.</p></dd><dt><span class="term">
|
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<code class="varname">%w</code>
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</span></dt><dd><p>Der Wochentag als Zahl zwischen 0 und 6 inklusive, wobei
|
|
die 0 dem Sonntag entspricht.</p></dd><dt><span class="term">
|
|
<code class="varname">%W</code>
|
|
</span></dt><dd><p>Die Wochennummer als Zahl zwischen 00 und 53 inklusive,
|
|
wobei der erste Montag im Jahr das Startdatum von Woche 01
|
|
ist.</p></dd><dt><span class="term">
|
|
<code class="varname">%y</code>
|
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</span></dt><dd><p>Das Jahr als zweistellige Zahl zwischen 00 und 99
|
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inklusive.</p></dd><dt><span class="term">
|
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<code class="varname">%Y</code>
|
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</span></dt><dd><p>Das Jahr als vierstellige Zahl.</p></dd><dt><span class="term">
|
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<code class="varname">%%</code>
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</span></dt><dd><p>Das Prozentzeichen selber.</p></dd></dl></div><p>Anwendungsbeispiel für die Ausgabe, von welchem Monat und Jahr
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bis zu welchem Monat und Jahr die aktuelle Abrechnungsperiode dauert:
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<code class="literal">Abrechnungszeitrum: <%period_start_date FORMAT=%m/%Y%>
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bis <%period_end_date FORMAT=%m/%Y%></code>
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</p><p>Beim automatischen Versand der Rechnugen via E-Mail können neben diesen speziellen Variablen auch einige Eigenschaften der
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Rechnung selber als Variablen im Betreff & dem Text der E-Mails genutzt werden. Beispiele sind
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<code class="varname"><%invnumber%></code> für die Rechnungsnummber oder <code class="varname"><transaction_description%></code> für die
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Vorgangsbezeichnung. Diese Variablen stehen beim Erzeugen der Rechnung logischerweise noch nicht zur Verfügung.</p></div><div class="sect2" title="3.1.5. Auflisten"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.reports"></a>3.1.5. Auflisten</h3></div></div></div><p>Unter Verkauf->Berichte->Aufträge finden sich zwei neue
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Checkboxen, "Wiederkehrende Rechnungen aktiv" und "Wiederkehrende
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Rechnungen inaktiv", mit denen man sich einen Überglick über die
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wiederkehrenden Rechnungen verschaffen kann.</p></div><div class="sect2" title="3.1.6. Erzeugung der eigentlichen Rechnungen"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.task-server"></a>3.1.6. Erzeugung der eigentlichen Rechnungen</h3></div></div></div><p>Die zeitliche und periodische Überprüfung, ob eine
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|
wiederkehrende Rechnung automatisch erstellt werden soll, geschieht
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durch den <a class="link" href="ch02s08.html" title="2.8. Der Task-Server">Task-Server</a>, einen
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|
externen Dienst, der automatisch beim Start des Servers gestartet
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werden sollte.</p></div><div class="sect2" title="3.1.7. Erste Rechnung für aktuellen Monat erstellen"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="features.periodic-invoices.create-for-current-month"></a>3.1.7. Erste Rechnung für aktuellen Monat erstellen</h3></div></div></div><p>Will man im laufenden Monat eine monatlich wiederkehrende
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Rechnung inkl. des laufenden Monats starten, stellt man das Startdatum
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auf den Monatsanfang und wartet ein paar Minuten, bis der Task-Server
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den neu konfigurieren Auftrag erkennt und daraus eine Rechnung
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generiert hat. Alternativ setzt man das Startdatum auf den
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Monatsersten des Folgemonats und erstellt die erste Rechnung direkt
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manuell über den Workflow.</p></div></div></div><div class="navfooter"><hr><table width="100%" summary="Navigation footer"><tr><td width="40%" align="left"><a accesskey="p" href="ch02s24.html">Zurück</a> </td><td width="20%" align="center"> </td><td width="40%" align="right"> <a accesskey="n" href="ch03s02.html">Weiter</a></td></tr><tr><td width="40%" align="left" valign="top">2.24. kivitendo ERP verwenden </td><td width="20%" align="center"><a accesskey="h" href="index.html">Zum Anfang</a></td><td width="40%" align="right" valign="top"> 3.2. Bankerweiterung</td></tr></table></div></body></html>
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