Projekt

Allgemein

Profil

Bankerweiterung » Historie » Version 7

G. Richardson, 15.06.2015 14:23
Hinweise zum Task-Manager

1 3 G. Richardson
h1. Kurzanleitung für die erste Einrichtung:
2 1 G. Richardson
3
# in Adminbereich Recht für Bankbewegungen setzen: "Abschnitt "Finanzbuchhaltung und Zahlungsverkehr" -> "Bankbewegungen"
4
# System->Bankkonten: Namen vergeben, Buchungskonto verknüpfen, IBAN und Kontonummer ohne Leerzeichen eingeben
5
# MT940 Import konfigurieren:
6
## aqbanking installieren: Paket "aqbanking-tools" unter Ubuntu
7
## in der Konfigurationsdatei unter [applications] den Pfad für aqbanking eingeben, siehe Beispiel in kivitendo.conf.default
8
## Ein MT940 CSV Importprofil erstellen
9
Zahlungsverkehr -> Kontoauszug importieren -> MT940 -> Link zu CsvImport folgen:
10 7 G. Richardson
Beim ersten Ausführen muß ein Profil mit den folgenden Eigenschaften angelegt werden:
11
> Name des Profils: MT940   (mit Großbuchstaben)
12 1 G. Richardson
> Zeichensatz: UTF-8
13
> Zahlenformat: 1000.00
14 6 G. Richardson
> Trennzeichen: ;
15 1 G. Richardson
> Anführungszeichen/Escape: "
16
> Existierende Bankbuchungen: Eintrag überspringen
17 6 G. Richardson
18
Das so gewählte Profil ist mit dem MT940 Export von Moneyplex getestet. Mit anderen Programmen könnte das Zahlenformat abweichen, und z.B. 1.000,00 sein.
19 1 G. Richardson
20
Damit der Import funktioniert, und das richtige Bankkonto angesprochen wird, muß das CSV Importfeld "local_account_number" (siehe Hilfetext beim Import) mit IBAN oder Kontonummer in den Bankkontoeinstellungen übereinstimmen.
21 7 G. Richardson
22
Der MT940 Import ist im Prinzip ein ganz normaler CSV-Import, wobei die Konvertierung nach CSV durch aqbanking im Hintergrund geschieht. Das Import nutzt also den Task-Manager, der gestartet und in der kivitendo.conf mit Mandant und Benutzer korrekt konfiguriert sein muß. Bei Problemen mit dem Import und wenn es keine definierte Fehlermeldung gibt bitte erst prüfen ob der Task-Manager gestartet und korrekt konfiguriert ist.
23 2 G. Richardson
24 4 G. Richardson
h3. Aqbanking
25 2 G. Richardson
26 1 G. Richardson
Die Konvertierung vom MT940 nach CSV geschieht mit dem Programm aqbanking-cli, das Import-Profil wird in SL/Helper/MT940.pm vorgegeben. Man kann seine exportierte MT940-Datei auch auf der Kommandozeile testen:
27
28
 aqbanking-cli import --importer="swift" --profile="SWIFT-MT940" -f MEINEDATEI.940 | aqbanking-cli listtrans --exporter="csv" --profile="AqMoney2" > MEINEDATEI.csv
29 3 G. Richardson
30 5 G. Richardson
h3. MT940 Import
31
32
erfolgreich getestet mit Exportdatei aus:
33
* Moneyplex Version 12.0 Business: in Kontobuch: rechte Maustaste -> Exportieren -> Format: MT940-Export
34 3 G. Richardson
35
36
h1. Beschreibung der Bankerweiterung
37
38 4 G. Richardson
Zentraler Bestandteil der Bankerweiterung ist der Import von Kontoauszugsdaten.
39 3 G. Richardson
40
Mit diesen Kontoauszugsdaten kann man innerhalb der Bankerweiterung
41
* den Kontenabgleich durchführen (jede Zahlung mit einer Buchung verknüpfen)
42
* schnell offene Kundenrechnungen zuweisen und als bezahlt markieren
43
* aus Zahlungsausgängen Kreditorenbuchungen erstellen
44
* Kontoauszugsdaten mit Belegen verknüpfen (record_links)
45
46
Diese Erweiterung eignet sich v.A. wenn man
47
* viele Verkaufsrechnungen hat, die per Überweisung bezahlt werden
48 1 G. Richardson
* seine FiBu komplett in kivitendo erfasst (also auch alle Lieferantenrechnungen) und einen effektiven Kontenabgleich mit den Bankkonten möchte. Damit hat man eine sehr gute Kontrolle, ob alle Buchungen erfasst wurden.
49
50 4 G. Richardson
51
h2. Arbeitsweise
52
53
Die Arbeitsschritte der Bankerweiterung bestehen typischerweise aus folgenden Schritten, die sich alle unter dem Menüpunkt "Zahlungsverkehr" befinden:
54
* +Kontoauszug importieren+: Der aus dem Bankprogramm exportierte Kontoauszug wird als CSV- oder MT940 Datei importiert
55
* +Kontoauszug verbuchen+: Die auf dem Kontoauszug erscheinenden Zahlungsein- und ausgänge werden mit den offenen Eingangs- und Ausgangsrechnung zugewiesen und die Zahlungen gebucht
56
* +Kontenabgleich mit Bank+: die auf das Bankkonto gebuchten Beträge werden mit den Zeilen aus dem Kontoauszug abgeglichen
57
58 3 G. Richardson
h2. Bankkonten
59
60
Jedes zu importierende Bankkonto muß in kivitendo angelegt werden und mit einem Buchungskonto verknüpft sein:
61 1 G. Richardson
62 3 G. Richardson
!bankkonten.png!
63 1 G. Richardson
64 4 G. Richardson
h2. Import des Kontoauszugs
65 1 G. Richardson
66 4 G. Richardson
Kontoauszugsdaten können unter _Zahlungsverkehr -> Kontoauszug importieren_ als CSV oder MT940 importiert werden. Wichtig ist, daß die eigene IBAN oder die Kontonummer in der Importdatei (siehe Hilfetext beim Import) mit der unter _System -> Bankkonten_ hinterlegten IBAN oder Kontonummer übereinstimmt, so daß kivitendo die Kontoauszugsdaten dem richtigen Konto zuordnen kann.
67
68
Duplikate werden erkannt und sollten nicht noch einmal eingespielt werden.
69
70
Die Import-Einstellungen für den MT940 Import:
71
72
!mt940importeinstellungen.png!
73
74
h2. Bericht Bankbewegungen
75
76 3 G. Richardson
Die importierten Bankdaten von allen Konten können angezeigt und gefiltert werden: 
77
Zahlungsverkehr -> Berichte -> Bankbewegungen 
78 1 G. Richardson
79
!bankbewegungen.png!
80
81
82 4 G. Richardson
h2. Kontoauszug verbuchen
83
84
Hier gibt es zwei Anwendungsgebiete: 
85
86
* Zahlungsein- und ausgänge schnell den offenen Rechnungen zuweisen und die Zahlung in kivitendo buchen
87
* aus wiederkehrenden Einkaufsrechnungen schnell Buchungen erstellen (anhand von hinterlegten Vorlagen) 
88
89
h3. Zahlungseingänge erfassen:
90
91
die Zuordnung geschieht anhand mehrerer Faktoren mit einem Punktesystem, mit Punkten für z.B.:
92
* Betrag stimmt mit Betrag in Rechnung überein 
93
* Kontonummer entspricht Kontonummer in den Kundenstammdaten 
94
* Rechnungsnummer taucht in Verwendungszweck auf 
95
* Zahlungseingang innerhalb eines Monats des Rechnungsdatums
96
97
Hier gibt es also verschiedene Regeln mit unterschiedlichen Punkten, und die 
98
wahrscheinlichsten Übereinstimmung werden dann vorgeschlagen und önnen zugewiesen 
99
werden.  Daraufhin wird der Zahlungseingang in der FiBu mit korrektem Datum 
100
verbucht und zusätzlich über "Verknüpfte Belege" verknüpft, so daß man aus der 
101
Rechnung heraus auch die entsprechende Kontoauszugszeile sehen kann. 
102
103
Ein Mouse-over Popup über der vorgeschlagenen Rechnungsnummer zeigt
104
nebeneinander die Bankdaten und die Daten der vorgeschlagenen Rechnung für den
105
schnellen visuellen Abgleich. Mit einem Klick auf die Rechnungnummer landet die
106
Rechnung auf der Liste der zugewiesenen Rechnungen und kann per "Rechnungen
107
speichern" bezahlt werden. 
108
109
!zuweisen.png!
110
111
In dem Reiter "Vorschläge" werden nur die ganz sicheren Zuweisungen angezeigt, und diese können in einem Rutsch alle bezahlt werden.
112
113
!vorschlag.png!
114
115
Wird die gewünschte Rechnung unter "Vorschlag" nicht aufgeführt kann man unter "Rechnung zuweisen" manuell mit Hilfe eines Filters nach der Rechnung suchen. Hier kann man auch mehrere Rechnungen zuweisen, wenn der Kunde mit einer Überweisung mehrere offene Rechnungen bezahlt, oder mit Gutschriften verrechnet.
116
117
!rechnung_zuweisen.png!
118
119
h2. Kontenabgleich
120
121 3 G. Richardson
Im Kontenabgleich können die importierten Bankdaten mit den in kivitendo gebuchten Bankbuchungen verknüpft werden.
122
123
Dabei wird oben auch der Kontostand laut Kontoauszugsdaten und laut Bankbuchungen angegeben (Gesamt und von den gefilterten Konten) um Abweichungen zu finden. 
124
125
Ziel ist es, jede Kontoauszugszeile mit einer Buchungszeile in der FiBu zu verknüpfen, so daß der Kontostand laut kivitendo und laut Bankbelegen übereinstimmt und alle Buchungen verknüpft sind. 
126
127
!kontenabgleich_abgeglichen.png!
128
129
Es gibt Filtermöglichkeiten nach:
130 1 G. Richardson
* Bankkonto
131
* Datum
132
* abgeglichen/nicht abgeglichen/alle
133
* Stornos werden standardmäßig ausgeblendet
134 4 G. Richardson
135
h3. Manuelles Verknüpfen im Kontenabgleich
136
137
Wenn man Rechnungen per "Kontoauszug verbuchen" bezahlt hat gibt es eine interne Verknüpfung zwischen der gebuchten Zahlung und der Kontoauszugszeile. Beim Kontenabgleich wird hierfür also direkt schon ein Vorschlag gemacht. Gibt es Buchungen wo Betrag und Kontonummer eindeutig übereinstimmen wird ebenfalls ein Vorschlag gemacht. Alle anderen Buchungen müssen händisch verknüpft und damit abgeglichen werden. Hierzu wählt man links in den Checkboxen die zusammengehörigen Zeilen aus, und sobald die Beträge aufgehen erscheint unten eine Tabelle mit den ausgewählten Zeilen sowie ein Knopf "Abgleichen"
138
139
!nicht_abgeglichen.png!