Kurzanleitung für die erste Einrichtung:¶

1. in Adminbereich Recht für Bankbewegungen setzen: "Abschnitt "Finanzbuchhaltung und Zahlungsverkehr" -> "Bankbewegungen"
2. System->Bankkonten: Namen vergeben, Buchungskonto verknüpfen, IBAN und Kontonummer ohne Leerzeichen eingeben
3. MT940 Import konfigurieren:
   1. aqbanking installieren: Paket "aqbanking-tools" unter Ubuntu
   2. in der Konfigurationsdatei unter [applications] den Pfad für aqbanking eingeben, siehe Beispiel in kivitendo.conf.default
   3. Ein MT940 CSV Importprofil erstellen
      Zahlungsverkehr -> Kontoauszug importieren -> MT940 -> Link zu CsvImport folgen:
      Profil anlegen mit:

Name des Profils: MT940
Zeichensatz: UTF-8
Zahlenformat: 1000.00
Trennzeichen: ;
Anführungszeichen/Escape: "
Existierende Bankbuchungen: Eintrag überspringen

Das so gewählte Profil ist mit dem MT940 Export von Moneyplex getestet. Mit anderen Programmen könnte das Zahlenformat abweichen, und z.B. 1.000,00 sein.

Damit der Import funktioniert, und das richtige Bankkonto angesprochen wird, muß das CSV Importfeld "local_account_number" (siehe Hilfetext beim Import) mit IBAN oder Kontonummer in den Bankkontoeinstellungen übereinstimmen.

Aqbanking¶

Die Konvertierung vom MT940 nach CSV geschieht mit dem Programm aqbanking-cli, das Import-Profil wird in SL/Helper/MT940.pm vorgegeben. Man kann seine exportierte MT940-Datei auch auf der Kommandozeile testen:

aqbanking-cli import --importer="swift" --profile="SWIFT-MT940" -f MEINEDATEI.940 | aqbanking-cli listtrans --exporter="csv" --profile="AqMoney2" > MEINEDATEI.csv

MT940 Import¶

erfolgreich getestet mit Exportdatei aus:

• Moneyplex Version 12.0 Business: in Kontobuch: rechte Maustaste -> Exportieren -> Format: MT940-Export

Beschreibung der Bankerweiterung¶

Zentraler Bestandteil der Bankerweiterung ist der Import von Kontoauszugsdaten.

Mit diesen Kontoauszugsdaten kann man innerhalb der Bankerweiterung

• den Kontenabgleich durchführen (jede Zahlung mit einer Buchung verknüpfen)
• schnell offene Kundenrechnungen zuweisen und als bezahlt markieren
• aus Zahlungsausgängen Kreditorenbuchungen erstellen
• Kontoauszugsdaten mit Belegen verknüpfen (record_links)

Diese Erweiterung eignet sich v.A. wenn man

• viele Verkaufsrechnungen hat, die per Überweisung bezahlt werden
• seine FiBu komplett in kivitendo erfasst (also auch alle Lieferantenrechnungen) und einen effektiven Kontenabgleich mit den Bankkonten möchte. Damit hat man eine sehr gute Kontrolle, ob alle Buchungen erfasst wurden.

Arbeitsweise¶

Die Arbeitsschritte der Bankerweiterung bestehen typischerweise aus folgenden Schritten, die sich alle unter dem Menüpunkt "Zahlungsverkehr" befinden:

• Kontoauszug importieren: Der aus dem Bankprogramm exportierte Kontoauszug wird als CSV- oder MT940 Datei importiert
• Kontoauszug verbuchen: Die auf dem Kontoauszug erscheinenden Zahlungsein- und ausgänge werden mit den offenen Eingangs- und Ausgangsrechnung zugewiesen und die Zahlungen gebucht
• Kontenabgleich mit Bank: die auf das Bankkonto gebuchten Beträge werden mit den Zeilen aus dem Kontoauszug abgeglichen

Bankkonten¶

Jedes zu importierende Bankkonto muß in kivitendo angelegt werden und mit einem Buchungskonto verknüpft sein:

Import des Kontoauszugs¶

Kontoauszugsdaten können unter Zahlungsverkehr -> Kontoauszug importieren als CSV oder MT940 importiert werden. Wichtig ist, daß die eigene IBAN oder die Kontonummer in der Importdatei (siehe Hilfetext beim Import) mit der unter System -> Bankkonten hinterlegten IBAN oder Kontonummer übereinstimmt, so daß kivitendo die Kontoauszugsdaten dem richtigen Konto zuordnen kann.

Duplikate werden erkannt und sollten nicht noch einmal eingespielt werden.

Die Import-Einstellungen für den MT940 Import:

Bericht Bankbewegungen¶

Die importierten Bankdaten von allen Konten können angezeigt und gefiltert werden:
Zahlungsverkehr -> Berichte -> Bankbewegungen

Kontoauszug verbuchen¶

Hier gibt es zwei Anwendungsgebiete:

• Zahlungsein- und ausgänge schnell den offenen Rechnungen zuweisen und die Zahlung in kivitendo buchen
• aus wiederkehrenden Einkaufsrechnungen schnell Buchungen erstellen (anhand von hinterlegten Vorlagen)

Zahlungseingänge erfassen:¶

die Zuordnung geschieht anhand mehrerer Faktoren mit einem Punktesystem, mit Punkten für z.B.:

• Betrag stimmt mit Betrag in Rechnung überein
• Kontonummer entspricht Kontonummer in den Kundenstammdaten
• Rechnungsnummer taucht in Verwendungszweck auf
• Zahlungseingang innerhalb eines Monats des Rechnungsdatums

Hier gibt es also verschiedene Regeln mit unterschiedlichen Punkten, und die
wahrscheinlichsten Übereinstimmung werden dann vorgeschlagen und önnen zugewiesen
werden. Daraufhin wird der Zahlungseingang in der FiBu mit korrektem Datum
verbucht und zusätzlich über "Verknüpfte Belege" verknüpft, so daß man aus der
Rechnung heraus auch die entsprechende Kontoauszugszeile sehen kann.

Ein Mouse-over Popup über der vorgeschlagenen Rechnungsnummer zeigt
nebeneinander die Bankdaten und die Daten der vorgeschlagenen Rechnung für den
schnellen visuellen Abgleich. Mit einem Klick auf die Rechnungnummer landet die
Rechnung auf der Liste der zugewiesenen Rechnungen und kann per "Rechnungen
speichern" bezahlt werden.

In dem Reiter "Vorschläge" werden nur die ganz sicheren Zuweisungen angezeigt, und diese können in einem Rutsch alle bezahlt werden.

Wird die gewünschte Rechnung unter "Vorschlag" nicht aufgeführt kann man unter "Rechnung zuweisen" manuell mit Hilfe eines Filters nach der Rechnung suchen. Hier kann man auch mehrere Rechnungen zuweisen, wenn der Kunde mit einer Überweisung mehrere offene Rechnungen bezahlt, oder mit Gutschriften verrechnet.

Kontenabgleich¶

Im Kontenabgleich können die importierten Bankdaten mit den in kivitendo gebuchten Bankbuchungen verknüpft werden.

Dabei wird oben auch der Kontostand laut Kontoauszugsdaten und laut Bankbuchungen angegeben (Gesamt und von den gefilterten Konten) um Abweichungen zu finden.

Ziel ist es, jede Kontoauszugszeile mit einer Buchungszeile in der FiBu zu verknüpfen, so daß der Kontostand laut kivitendo und laut Bankbelegen übereinstimmt und alle Buchungen verknüpft sind.

Es gibt Filtermöglichkeiten nach:

• Bankkonto
• Datum
• abgeglichen/nicht abgeglichen/alle
• Stornos werden standardmäßig ausgeblendet

Manuelles Verknüpfen im Kontenabgleich¶

Wenn man Rechnungen per "Kontoauszug verbuchen" bezahlt hat gibt es eine interne Verknüpfung zwischen der gebuchten Zahlung und der Kontoauszugszeile. Beim Kontenabgleich wird hierfür also direkt schon ein Vorschlag gemacht. Gibt es Buchungen wo Betrag und Kontonummer eindeutig übereinstimmen wird ebenfalls ein Vorschlag gemacht. Alle anderen Buchungen müssen händisch verknüpft und damit abgeglichen werden. Hierzu wählt man links in den Checkboxen die zusammengehörigen Zeilen aus, und sobald die Beträge aufgehen erscheint unten eine Tabelle mit den ausgewählten Zeilen sowie ein Knopf "Abgleichen"