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Wiederkehrende Rechnungen werden als normale Aufträge definiert und
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konfiguriert, mit allen dazugehörigen Kunden- und Artikelangaben. Die
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konfigurierten Aufträge werden später automatisch in Rechnungen
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umgewandelt, so als ob man den Workflow benutzen würde, und auch die
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Auftragsnummer wird übernommen, sodass alle wiederkehrenden
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Rechnungen, die aus einem Auftrag erstellt wurden, später leicht
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wiederzufinden sind.
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Um einen Auftrag für wiederkehrende Rechnung zu konfigurieren, findet sich beim
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Bearbeiten des Auftrags ein neuer Knopf "Konfigurieren", der ein neues Fenster
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öffnet, in dem man die nötigen Parameter einstellen kann. Hinter dem Knopf
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wird außerdem noch angezeigt, ob der Auftrag als wiederkehrende Rechnung
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konfiguriert ist oder nicht.
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Folgende Parameter kann man konfigurieren:
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* Status:
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Bei aktiven Rechnungen wird automatisch eine Rechnung erstellt, wenn die
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Periodizität erreicht ist (z.B. Anfang eines neuen Monats).
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Ist ein Auftrag nicht aktiv, so werden für ihn auch keine wiederkehrenden
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Rechnungen erzeugt. Stellt man nach längerer nicht-aktiver Zeit einen Auftrag
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wieder auf aktiv, wird beim nächsten Periodenwechsel für alle Perioden, seit
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der letzten aktiven Periode, jeweils eine Rechnung erstellt. Möchte man dies
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verhindern, muss man vorher das Startdatum neu setzen.
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Für gekündigte Aufträge werden nie mehr Rechnungen erstellt. Man kann sich
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diese Aufträge aber gesondert in den Berichten anzeigen lassen.
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* Periodizität:
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Ob monatlich, quartalsweise oder jährlich auf neue Rechnungen überprüft
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werden soll. Für jede Periode seit dem Startdatum wird überprüft, ob für die
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Periode (beginnend immer mit dem ersten Tag der Periode) schon eine Rechnung
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erstellt wurde. Unter Umständen können bei einem Startdatum in der
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Vergangenheit gleich mehrere Rechnungen erstellt werden.
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* Buchen auf:
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Das Forderungskonto, in der Regel "Forderungen aus Lieferungen
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und Leistungen". Das Gegenkonto ergibt sich aus den Buchungsgruppen der
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betreffenden Waren.
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* Startdatum: ab welchem Datum auf Rechnungserstellung geprüft werden soll
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* Enddatum: ab wann keine Rechnungen mehr erstellt werden sollen.
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* Automatische Verlängerung um x Monate:
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Sollen die wiederkehrenden Rechnungen bei Erreichen des
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eingetragenen Enddatums weiterhin erstellt werden, so kann man hier
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die Anzahl der Monate eingeben, um die das Enddatum automatisch nach
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hinten geschoben wird.
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* Drucken:
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Sind Drucker konfiguriert, so kann man sich die erstellten Rechnungen auch
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gleich ausdrucken lassen.
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Unter Verkauf->Berichte->Aufträge finden sich zwei neue Checkboxen,
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"Wiederkehrende Rechnungen aktiv" und "Wiederkehrende Rechnungen inaktiv", mit
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denen man sich einen Überglick über die wiederkehrenden Rechnungen verschaffen
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kann.
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Die zeitliche und periodische Überprüfung, ob eine wiederkehrende
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Rechnung automatisch erstellt werden soll, geschieht durch den
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Taskserver, einen externen Dienst, der automatisch beim Start des
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Servers gestartet werden sollte.
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Nach Erstellung der Rechnungen kann eine E-Mail mit Informationen zu
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den erstellten Rechnungen verschickt werden. Konfiguriert wird dies in
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der Konfigurationsdatei config/lx_office.conf im Abschnitt
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[periodic_invoices].
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Will man im laufenden Monat eine monatlich wiederkehrende Rechnung inkl. des
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laufenden Monats starten, stellt man das Startdatum auf den Monatsanfang und
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wartet ein paar Minuten, bis der Taskserver den neu konfigurieren Auftrag
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erkennt und daraus eine Rechnung generiert hat. Alternativ setzt man das
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Startdatum auf den Monatsersten des Folgemonats und erstellt die erste Rechnung
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direkt manuell über den Workflow.
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