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<html><head>
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<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=UTF-8">
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<title>3.8. Dateiverwaltung (Mini-DMS)</title><link rel="stylesheet" type="text/css" href="style.css"><meta name="generator" content="DocBook XSL Stylesheets V1.76.1-RC2"><link rel="home" href="index.html" title="kivitendo 3.9.1: Installation, Konfiguration, Entwicklung"><link rel="up" href="ch03.html" title="Kapitel 3. Features und Funktionen"><link rel="prev" href="ch03s07.html" title="3.7. Artikelklassifizierung"><link rel="next" href="ch03s09.html" title="3.9. Webshop-Api"></head><body bgcolor="white" text="black" link="#0000FF" vlink="#840084" alink="#0000FF"><div class="navheader"><table width="100%" summary="Navigation header"><tr><th colspan="3" align="center">3.8. Dateiverwaltung (Mini-DMS)</th></tr><tr><td width="20%" align="left"><a accesskey="p" href="ch03s07.html">Zurück</a> </td><th width="60%" align="center">Kapitel 3. Features und Funktionen</th><td width="20%" align="right"> <a accesskey="n" href="ch03s09.html">Weiter</a></td></tr></table><hr></div><div class="sect1" title="3.8. Dateiverwaltung (Mini-DMS)"><div class="titlepage"><div><div><h2 class="title" style="clear: both"><a name="features.file_managment"></a>3.8. Dateiverwaltung (Mini-DMS)</h2></div></div></div><div class="sect2" title="3.8.1. Übersicht"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="d0e7685"></a>3.8.1. Übersicht</h3></div></div></div><p>Parallel zum alten WebDAV gibt es ein Datei-Management-System,
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das Dateien verschiedenen Typs verwaltet. Dies können</p><div class="orderedlist"><ol class="orderedlist" type="1"><li class="listitem"><p>aus ERP-Daten per LaTeX Template erzeugte
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PDF-Dokumente,</p></li><li class="listitem"><p>zu bestimmten ERP-Daten gehörende Anhangdateien
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unterschiedlichen Formats,</p></li><li class="listitem"><p>per Scanner eingelesene PDF-Dateien,</p></li><li class="listitem"><p>per E-Mail empfangene Dateianhänge unterschiedlichen
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Formats,</p></li><li class="listitem"><p>sowie speziel für Artikel hochgeladene Bilder sein.</p></li></ol></div><div class="screenshot"><div class="mediaobject"><img src="images/DMS-Overview.png"></div></div></div><div class="sect2" title="3.8.2. Struktur"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="d0e7712"></a>3.8.2. Struktur</h3></div></div></div><p>Über eine vom Speichermedium unabhängige Zwischenschicht werden
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die Dateien und ihre Versionen in der Datenbank verwaltet. Darunter
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können verschiedene Implementierungen (Backends) gleichzeitig
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existieren:</p><div class="itemizedlist"><ul class="itemizedlist" type="disc"><li class="listitem"><p>Dateisystem</p></li><li class="listitem"><p>WebDAV</p></li><li class="listitem"><p>Schnittstelle zu externen
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Dokumenten-Management-Systemen</p></li><li class="listitem"><p>andere Datenbank</p></li><li class="listitem"><p>etc ...</p></li></ul></div><p>Es gibt unterschiedliche Typen von Dateien. Jedem Typ läßt sich
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in der Mandantenkonfiguration ein bestimmtes Backend zuordnen.</p><div class="itemizedlist"><ul class="itemizedlist" type="disc"><li class="listitem"><p>"document": Das sind entweder generierte, eingescannte oder
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hochgeladene PDF-Dateien, die zu bestimmten ERP-Daten
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(ERP-Objekte, wie z.B. Rechnung, Lieferschein) gehören.</p></li><li class="listitem"><p>"attachment": zusätzlich hochgeladene Dokumente, die an
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bestimmte ERP-Objekte angehängt werden, z.B. technische
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Zeichnungen, Aufmaße. Diese können auch für Artikel, Lieferanten
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und Kunden hinterlegt sein.</p></li><li class="listitem"><p>"image": Bilder für Artikel. Diese können auch verkleinert
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in einer Vorschau (Thumbnail) angezeigt werden.</p></li></ul></div><p>Zusätzlich werden in der Datenbank zu den Dateien neben der
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Zuordnung zu ERP-Objekten, Dateityp Dateinamen und Backend, in dem die
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Datei gespeichert ist, auch die Quelle der Datei notiert:</p><div class="itemizedlist"><ul class="itemizedlist" type="disc"><li class="listitem"><p>"created": vom System erzeugte Dokumente"</p></li><li class="listitem"><p>"uploaded": hochgeladene Dokumente</p></li><li class="listitem"><p>"email": vom Mail-System empfangene Dateien</p></li><li class="listitem"><p>"scanner[1]": von einem oder mehreren Scannern erzeugte
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Dateien. Existieren mehrere Scanner, so sind diese durch
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unterschiedliche Quellennamen zu definieren.</p></li></ul></div><p>Je nach Dateityp sind nur bestimmte Quellen zulässig. So gibt es
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für "attachment" und "image" nur die Quelle "uploaded". Für "document"
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gibt es auf jeden Fall die Quelle "created". Die Quellen "scanner" und
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"email" müssen derzeit in der Datenbank konfiguriert werden (siehe
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<a class="xref" href="ch03s08.html#file_management.dbconfig" title="3.8.4.2. Datenbank-Konfigurierung">Datenbank-Konfigurierung</a>).</p></div><div class="sect2" title="3.8.3. Anwendung"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="d0e7764"></a>3.8.3. Anwendung</h3></div></div></div><p>Die Daten werden bei den ERP-Objekten als extra Reiter
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dargestellt. Eine Verkaufsrechnung z.B. hat die Reiter "Dokumente" und
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"Dateianhänge".</p><div class="screenshot"><div class="mediaobject"><img src="images/DMS-Anhaenge.png"></div></div><p>Bei den Dateianhängen wird immer nur die aktuelle Version einer
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Datei angezeigt. Wird eine Datei mit gleichem Namen hochgeladen, so
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wird eine neue Version der Datei erstellt. Vorher wird der Anwender
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durch einen Dialog gefragt, ob er eine neue Version anlegen will oder
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ob er die Datei umbenennen will, falls es eine neue Datei sein
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soll.</p><div class="screenshot"><div class="mediaobject"><img src="images/DMS-Anhaenge-hochladen.png"></div></div><p>Es können mehrere Dateien gleichzeitig hochgeladen werden,
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solange in Summe die maximale Größe nicht überschritten wird (siehe
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<a class="xref" href="ch03s08.html#file_management.clientconfig" title="3.8.4.1. Mandantenkonfiguration">Mandantenkonfigurierung</a>).</p><div class="screenshot"><div class="mediaobject"><img src="images/DMS-Dokumente.png"></div></div><p>Sind keine weiteren Quellen für Dokumente konfiguriert, so gibt
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es nur "erzeugte Dokumente". Es werden alle Versionen der generierten
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Datei angezeigt. Für Verkaufsrechnungen kommen keine anderen Quellen
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zur Geltung. Werden entsprechend der <a class="xref" href="ch03s08.html#file_management.dbconfig" title="3.8.4.2. Datenbank-Konfigurierung">Datenbank-Konfigurierung</a> zusätzliche Quellen konfiguriert,
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so sind diese z.B. bei Einkaufsrechnungen sichtbar:</p><div class="screenshot"><div class="mediaobject"><img src="images/DMS-Dokumente-Scanner.png"></div></div><p>Statt des Löschens wird hier die Datei zurück zur Quelle
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verschoben. Somit kann die Datei anschließend an ein anderes
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ERP-Objekt angehängt werden.</p><p>Derzeit sind "Titel" und "Beschreibung" noch nicht genutzt. Sie
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sind bisher nur bei Bildern relevant.</p></div><div class="sect2" title="3.8.4. Konfigurierung"><div class="titlepage"><div><div><h3 class="title"><a name="d0e7807"></a>3.8.4. Konfigurierung</h3></div></div></div><div class="sect3" title="3.8.4.1. Mandantenkonfiguration"><div class="titlepage"><div><div><h4 class="title"><a name="file_management.clientconfig"></a>3.8.4.1. Mandantenkonfiguration</h4></div></div></div><div class="sect4" title="3.8.4.1.1. Reiter "Features""><div class="titlepage"><div><div><h5 class="title"><a name="d0e7813"></a>3.8.4.1.1. Reiter "Features"</h5></div></div></div><p>Unter dem Reiter <span class="bold"><strong>Features</strong></span>
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im Abschnitt Dateimanagement ist neben dem "alten" WebDAV das
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Dateimangement generell zu- und abschaltbar, sowie die Zuordnung
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der Dateitypen zu Backends. Die Löschbarkeit von Dateien, sowie
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die maximale Uploadgröße sind Backend-unabhängig</p><div class="screenshot"><div class="mediaobject"><img src="images/DMS-ClientConfig.png"></div></div><p>Die einzelnen Backends sind einzeln einschaltbar.
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Spezifische Backend-Konfigurierungen sind hier noch
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ergänzbar.</p></div><div class="sect4" title="3.8.4.1.2. Reiter "Allgemeine Dokumentenanhänge""><div class="titlepage"><div><div><h5 class="title"><a name="d0e7829"></a>3.8.4.1.2. Reiter "Allgemeine Dokumentenanhänge"</h5></div></div></div><p>Unter dem Reiter <span class="bold"><strong>Allgemeine
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Dokumentenanhänge</strong></span> kann für alle ERP-Dokumente (
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Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen im Verkauf und
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Einkauf ) allgemeingültige Anhänge hochgeladen werden.</p><div class="screenshot"><div class="mediaobject"><img src="images/DMS-Allgemeine-Dokumentenanhaenge.png"></div></div><p>Diese Anhänge werden beim Generieren von PDF-Dateien an die
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ERP-Dokumente angehängt, z.B. AGBs oder aktuelle Angebote. Es
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werden in dem Fall die Daten kopiert, sodass an den ERP-Dokumenten
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immer die Anhänge zum Generierungszeitpunkt eingebettet
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sind.</p></div></div><div class="sect3" title="3.8.4.2. Datenbank-Konfigurierung"><div class="titlepage"><div><div><h4 class="title"><a name="file_management.dbconfig"></a>3.8.4.2. Datenbank-Konfigurierung</h4></div></div></div><p>Die zusätzlichen Quellen für "email" oder ein oder mehrere
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Scanner sind derzeit vom Administrator direkt in der
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Datenbanktabelle "user_preferences" einzurichten. Die "value" ist im
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JSON-Format mit den jeweiligen Werten des Verzeichnisses und der
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Beschreibung der Quelle.</p><pre class="programlisting">
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id | login | namespace | version | key | value
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----+-----------+--------------+---------+----------+---------------------------
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1 | #default# | file_sources | 0.00000 | scanner1 |
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{"dir":"/var/tmp/scanner1","desc":"Scanner Einkauf"}
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2 | #default# | file_sources | 0.00000 | scanner2 |
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{"dir":"/var/tmp/scanner2","desc":"Scanner Verkauf"}
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3 | #default# | file_sources | 0.00000 | emails |
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{"dir":"/var/tmp/emails","desc":"Empfangene Mails" }
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</pre><p>Es ist daran gedacht, statt dem Default-Eintrag später für
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bestimmte Benutzer ('login') bestimmte Quellen zuzulassen. Dies wird
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nach Bedarf implementiert.</p></div><div class="sect3" title="3.8.4.3. kivitendo-Konfigurationsdatei"><div class="titlepage"><div><div><h4 class="title"><a name="file_management.kiviconfig"></a>3.8.4.3. kivitendo-Konfigurationsdatei</h4></div></div></div><p>Dort ist im Abschnitt [paths] der relative oder absolute Pfad
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zum Dokumentenwurzelverzeichnis einzutragen. Dieser muss für den
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Webserver schreib- und lesbar sein, jedoch nicht ausführbar.</p><pre class="programlisting">
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[paths]
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document_path = /var/local/kivi_documents
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</pre><p>Unter diesem Wurzelverzeichnis wird pro Mandant automatisch
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ein Unterverzeichnis mit der ID des Mandanten angelegt.</p></div></div></div><div class="navfooter"><hr><table width="100%" summary="Navigation footer"><tr><td width="40%" align="left"><a accesskey="p" href="ch03s07.html">Zurück</a> </td><td width="20%" align="center"><a accesskey="u" href="ch03.html">Nach oben</a></td><td width="40%" align="right"> <a accesskey="n" href="ch03s09.html">Weiter</a></td></tr><tr><td width="40%" align="left" valign="top">3.7. Artikelklassifizierung </td><td width="20%" align="center"><a accesskey="h" href="index.html">Zum Anfang</a></td><td width="40%" align="right" valign="top"> 3.9. Webshop-Api</td></tr></table></div></body></html>
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