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Als alternative zu dem aktuell im kivi vorhandenen WebDAV haben wir eine recht umfangreiche Datei-Management-Lösung implementiert. Hier ein grober Überblick über die Funktionen des DMS, viele der Funktionen sind über die Mandantenkonfiguration konfigurierbar.

Dateinanhänge¶

Up- und Download von beliebigen Dateien aus dem Dateisystem des Clients incl. einiger Dateioperationen wie Umbenennen oder Löschen:

• in allen ERP-Belegen (Angebot, Auftrag, Rechnung, etc.)
• in allen Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Artikel)

Eingescannte Dateien¶

Import von eingescannten Dateien für bestimmt Belegtypen (z.B. Einkaufsreichungen, Kreditorenbuchungen) aus einem festgelegten Verzeichnis auf dem Server.

• Beim Import wird die Datei physikalisch aus dem Scannverzeichnis in das Belegverzeichnis verschoben.
• Eine importierte Datei kann nicht mehr gelöscht, dafür aber zurück in das Scannverzeichnis verschoben werden.
• Es gibt eine Art Scann-Import-Wizard welcher den Benutzer dabei unterstützt, Dateien aus einem gut gefüllten Scannverzeichnis in einem optimierten Workflow vorhanden Belegen zuzuordnen bzw. daraus neuen Kreditorenbuchungen zu erstellen.

"Dateianhänge" und "Dokumente"¶

Strikte Trennung zwischen den. o.g. "Dokumenten" und "Dateianhängen":

• Dokumentene: aus kvivi erstellte PDF-Dokumente oder eingescannte Dateien welche Beleg-Charakter tragen
• Dateianhänge: beliebige andere Dateien, welche hoch- oder heruntergeladen werden können

Allgemeine PDF-Anhänge¶

Pro Belegtyp (Auftrag, Rechnung, etc.) kann eine PDF-Datei festgelegt werden, welche bei jedem Ausdruck an das Ende der generierten PDF angehängt wir, zum Beispiel AGBs, Lieferbedingungen, etc.

Erweiterte Druck-Funktion¶

• Druckvorschau: Das erstellte PDF-Dokument wird mit einem „DRAFT“-Wasserzeichen dargestellt
• Speichern und Drucken: Der aktuelle kivi-Beleg wird gespeichert, unter „Dokumente“ wird ein Kopie des erstellten PDF-Dokument abgelegt und um einen Timestamp erweitert. Somit werden alle jemals erstellen PDFs archiviert.
• letztes PDF drucken: Die zuletzt erstellt PDF-Datei wird angezeigt.

Erweiterte Email-Funktion¶

Beim Email-Versand können zusätzlich zum aktuellen PDF weitere Dateien als Anhang mitgesendet werden:

• Dateianhänge aus dem Verzeichnis des jeweiligen Belegs
• Dateianhänge des Kunden / Lieferanten
• Dateianhänge der im Beleg aufgeführten Artikel