Wiederkehrende Rechnungen werden als normale Auftr�ge definiert und konfiguriert, mit allen dazugeh�rigen Kunden- und Artikelangaben. Die konfigurierten Auftr�ge werden sp�ter automatisch in Rechnungen umgewandelt, so als ob man den Workflow benutzen w�rde, und auch die Auftragsnummer wird �bernommen, sodass alle wiederkehrenden Rechnungen, die aus einem Auftrag erstellt wurden, sp�ter leicht wiederzufinden sind.
Um einen Auftrag f�r wiederkehrende Rechnung zu konfigurieren, findet sich beim Bearbeiten des Auftrags ein neuer Knopf "Konfigurieren", der ein neues Fenster �ffnet, in dem man die n�tigen Parameter einstellen kann. Hinter dem Knopf wird au�erdem noch angezeigt, ob der Auftrag als wiederkehrende Rechnung konfiguriert ist oder nicht.
Folgende Parameter kann man konfigurieren:
Bei aktiven Rechnungen wird automatisch eine Rechnung erstellt, wenn die Periodizit�t erreicht ist (z.B. Anfang eines neuen Monats).
Ist ein Auftrag nicht aktiv, so werden f�r ihn auch keine wiederkehrenden Rechnungen erzeugt. Stellt man nach l�ngerer nicht-aktiver Zeit einen Auftrag wieder auf aktiv, wird beim n�chsten Periodenwechsel f�r alle Perioden, seit der letzten aktiven Periode, jeweils eine Rechnung erstellt. M�chte man dies verhindern, muss man vorher das Startdatum neu setzen.
F�r gek�ndigte Auftr�ge werden nie mehr Rechnungen erstellt. Man kann sich diese Auftr�ge aber gesondert in den Berichten anzeigen lassen.
Ob monatlich, quartalsweise oder j�hrlich auf neue Rechnungen �berpr�ft werden soll. F�r jede Periode seit dem Startdatum wird �berpr�ft, ob f�r die Periode (beginnend immer mit dem ersten Tag der Periode) schon eine Rechnung erstellt wurde. Unter Umst�nden k�nnen bei einem Startdatum in der Vergangenheit gleich mehrere Rechnungen erstellt werden.
Das Forderungskonto, in der Regel "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen". Das Gegenkonto ergibt sich aus den Buchungsgruppen der betreffenden Waren.
ab welchem Datum auf Rechnungserstellung gepr�ft werden soll
ab wann keine Rechnungen mehr erstellt werden sollen
Sollen die wiederkehrenden Rechnungen bei Erreichen des eingetragenen Enddatums weiterhin erstellt werden, so kann man hier die Anzahl der Monate eingeben, um die das Enddatum automatisch nach hinten geschoben wird.
Sind Drucker konfiguriert, so kann man sich die erstellten Rechnungen auch gleich ausdrucken lassen.
Nach Erstellung der Rechnungen kann eine E-Mail mit
Informationen zu den erstellten Rechnungen verschickt werden.
Konfiguriert wird dies in der Konfigurationsdatei
config/lx_office.conf im Abschnitt
[periodic_invoices].
Unter Verkauf->Berichte->Auftr�ge finden sich zwei neue Checkboxen, "Wiederkehrende Rechnungen aktiv" und "Wiederkehrende Rechnungen inaktiv", mit denen man sich einen �berglick �ber die wiederkehrenden Rechnungen verschaffen kann.
Die zeitliche und periodische �berpr�fung, ob eine wiederkehrende Rechnung automatisch erstellt werden soll, geschieht durch den Taskserver, einen externen Dienst, der automatisch beim Start des Servers gestartet werden sollte.
Will man im laufenden Monat eine monatlich wiederkehrende Rechnung inkl. des laufenden Monats starten, stellt man das Startdatum auf den Monatsanfang und wartet ein paar Minuten, bis der Taskserver den neu konfigurieren Auftrag erkennt und daraus eine Rechnung generiert hat. Alternativ setzt man das Startdatum auf den Monatsersten des Folgemonats und erstellt die erste Rechnung direkt manuell �ber den Workflow.