Hintergrund-Jobs werden über System -> Hintergrund-Jobs und Task-Server -> Aktuelle Hintergrund-Jobs anzeigen -> Aktions-Knopf 'erfassen' angelegt.
Nachdem wir über das Menü dort angelangt sind, legen wir hier unseren Hintergrund-Jobs an:
Aktiv: Hier ein 'Ja' auswählen
Ausführungsart: 'wiederholte Ausführung' auswählen
Paketname: Hintergrundjob auswählen
Ausführungszeitplan: Hier entsprechend Werte wie in der crontab eingeben.
Syntax:
* * * * * ┬ ┬ ┬ ┬ ┬ │ │ │ │ │ │ │ │ │ └──── Wochentag (0-7, Sonntag ist 0 oder 7) │ │ │ └────── Monat (1-12) │ │ └──────── Tag (1-31) │ └────────── Stunde (0-23) └──────────── Minute (0-59)
Die Sterne können folgende Werte haben:
1 2 3 4 5 1 = Minute (0-59) 2 = Stunde (0-23) 3 = Tag (0-31) 4 = Monat (1-12) 5 = Wochentag (0-7, Sonntag ist 0 oder 7)
Um die Ausführung auf eine Minute vor den Jahreswechsel zu setzen, müssen die folgenden Werte eingetragen werden:
59 23 31 12 *
Daten:In diesem Feld können optionale Parameter für den Hintergrund im YAML-Format gesetzt werden.
Der Hintergrund-Job SetNumberRange akzeptiert im Feld Daten zwei Variablen nämlich digit_year sowieso multiplier.
digit_year kann zwei Werte haben entweder 2 oder 4, darüber wird gesteuert ob die Jahreszahl zwei oder vierstellig kodiert wird (für 2019, dann entweder 19 oder 2019). Der Standardwert ist vierstellig.
multiplier ist ein Vielfaches von 10, darüber wird die erste Nummer im Nummernkreis (die Anzahl der Stellen) wie folgt bestimmt:
multiplier Nummernkreis 2020 10 -> 20200 100 -> 202000 1000 -> 2020000
Wir gehen jetzt beispielhaft von einer letzten Rechnungsnummer von RE2019456 aus. Demnach sollte ab Januar 2020 die erste Nummer RE2020001 sein. Da der Task auch Präfixe berücksichtigt, kann dies mit folgenden JSON-kodierten Werten umgesetzt werden:
Daten:
multiplier: 100 digits_year: 4
Der Hintergrund-Job ImportRecordEmails kann vollständig über das Feld Daten konfiguriert werden. Er benötigt folgende Variablen:
hostname: Hier wird der E-Mail-Server (IMAP) eingetragen
username: Benutzername, für den IMAP-Server (häufig die E-Mail-Adresse)
password: Passwort des Benutzers
folder: Hier wird der Ordner eingetragen, aus dem die E-Mails importert werden sollen, bspw. 'INBOX'
port: Port am E-Mail-Server. Default ist 993
ssl: Gibt an ob SSL verwendet werden soll. Default: 1
Optional können außerdem folgende Variablen verwendet werden:
email_import_ids_to_delete: Hier können IDs von Importen eingetragen werden, deren E-Mails aus dem E-Mail-Journal gelöscht werden sollen.
process_imported_emails: Wenn nach dem Import noch weitere Verarbeitung der angehangenen Dokumente erfolgen soll, müssen hier die jeweiligen Schritte eingetragen werden. Aktuell ist es möglich, dass angehangene ZUGFeRD-Rechnung direkt verbucht und mit der E-Mail verknüpft werden. Dazu muss hier 'zugferd' eingetragen werden.
processed_imap_flag: Das hier eingetragenen Flag wird nach dem Verarbeiten in der E-Mail auf den IMAP-Server gesetzt.
not_processed_imap_flag: Dieses Flag wird gesetzt, wenn die E-Mail nicht verarbeitet werden konnte.
record_type: Einträge im E-Mail-Journal können direkt einem Belegtypen zugeordnet werden. Wenn alle E-Mails, die mit einem Hintergrundjob importiert werden, den gleichen Belegtypen haben, kann man diesen hier festlegen und alle Einträge im E-Mail-Journal werden entsprechend zugeordnet. Für Eingangsrechnungen kann man hier bspw. 'ap_transaction' setzen.
Wie die IMAP Flags von den jeweiligen Clients angezeigt und eingerichtet werden, ist aktuell im Thunderbird (Version 115.8.0 und Version 115.8.1) und SoGo (Version 5.9.1) getestet:
In Thunderbird heißen die Flags Schlagwörter. In unseren beiden Testfälle, war das Verfahren unterschiedlich:
Thunderbird 115.8.0: Sie werden durchnummeriert mit dem Prefix "$label". Über die Einstellungen kann man Schlagwort und Farbe für den jeweiligen Tag setzen und berabeiten. Um die vordefenierten Tags in Thunderbird zu nutzen kann man $label1 - $label5 nutzen. Eigene Labels werden dann von thunderbird automatisch hochgezählt. Um das korrekte Tag für ein Label zu finden oder auch selbst ein Tag mit einer selbst gewählten Zahl zu definieren kann man in den Einstellunge ganz am Ende über den Button Konfiguration berabeiten... die Werte in der Kofiguration einsehen, ändern und berabeiten. Hier muss man nach mailnews.tags suchen.
Thunderbird 115.8.1: Einstellungen -> Schlagwörter -> hinzufügen. Das Schlagwort wird mit dem 'Label' 'name_mit_unterstrichen' zu Verfügung gestellt. Was wirklich passiert kann man dann ganz unten in den Einstellungen unter 'Konfiguration bearbeiten' und einer darauf folgenden Filtersuche nach 'mailnews.tag' erkennen.
In SoGo kann man unter Einstellungen -> Mail -> Labels beliebige Label mit $ als Prefix anlegen und Namen und Farbe zuweisen.
Eine beispielhafte Konfiguration im YAML-Format für das Feld 'Daten' im Hintergrund-Job könnte bspw. so aussehen:
record_type: ap_transaction
folder: INBOX/Eingangsrechnung
processed_imap_flag: zugferd_verarbeitet
not_processed_imap_flag: zugferd_geht_net
process_imported_emails: zugferd
hostname: www.meine-domaene.de
username: alpha39@meine-domaene.de
password: supipass8